В истории почти любого офиса возникает необходимость в переезде, и зачастую руководство принимает решение справиться с этим мероприятием своими силами. В ближайшем магазине находятся коробки, работникам даётся задание упаковать документы, из многочисленных предложений в интернете заказывается транспорт. Вроде бы всё продумано, но наступает «час Икс» и… здравствуйте, Аврал и Суета!

Коллектив пытается погрузить в ожидающий транспорт мебель, оргтехнику и коробки с документами. При этом что-то из документов в обязательном порядке теряется, и далеко не всей мебели удаётся сохранить свой первозданный вид при безграмотной транспортировке по лестничным маршам. В центре нового помещения возвышается гора коробок с документами и инвентаря, а озадаченный «офисный планктон» пытается сообразить, с чего начать разгребать эту гору. В итоге трудоемкость мероприятия и запланированные сроки превосходят все ожидания, а переезд из временной трудности перерастает в длительный простой в бизнесе.

Рассмотрим этапы переезда более подробно.

Планирование времени

На этом этапе составляется подробный график мероприятия, который включает в себя все затраты времени на:

  • Сортировку, упаковку и временное складирование подготовленных к перевозке вещей.
  • Погрузку, перевозку и разгрузку офисного имущества.
  • Приведение офиса в рабочее состояние на новом месте.

Назначение ответственных лиц

Надежда на сознательность всех без исключения работников приводит к плачевным результатам, поэтому в зависимости от масштабности переезда необходимо назначить одного или несколько ответственных лиц. Зона ответственности делится между назначенными лицами таким образом, чтобы каждый этап переезда был подготовлен к обозначенному в графике сроку. Необходимо учитывать, что при назначении ответственными лицами нескольких работников необходима координация их действий.

Сортировка и упаковка имущества

Этот этап работ является одним из самых важных и трудоёмких. От качества и порядка упаковки напрямую зависят сроки распаковки и возобновления прерванного бизнес-процесса. Прежде всего, это касается текущего и архивного документооборота. Каждая упакованная тара должна иметь приклеенную на видное место спецификацию, в которой коротко описан состав находящегося в ней имущества. Сквозная нумерация отгрузочных мест позволит пересчитать коробки при погрузке и ничего не забыть в оставляемом помещении. Этикетки с предупреждающими надписями: «Хрупкое» будут дополнительным стимулом для грузчиков довезти материальные ценности в максимальной сохранности.

Транспортировка имущества на новое место «дислокации»

Если масштаб переезда не заключается в рамки перевозки кулера и рабочего места бухгалтера-кассира, то заказывать грузовое транспортное средство лучше всего с длиной кузова 6 метров. Для этого вполне подойдут модернизированные «Газели» или их зарубежные аналоги. В первую очередь перевозятся крупногабаритные грузы – мебель и крупная оргтехника. После их установки на новом месте «жительства» можно перевозить мелкие элементы хозяйства и документы.

В этом случае при распаковке у «мелочи» гораздо меньше шансов кануть в неизвестность или, говоря доступным языком, потеряться. Расставлять мебель на новых площадях имеет смысл по заранее составленной планировке. В этом случае удастся избежать хаоса в разгрузочных работах, сформировать основу для будущих рабочих зон и подготовить плацдарм для разгрузки мелкого инвентаря и документов.

А стоит ли овчинка выделки

Как видно из предложенной статьи, переезд офиса – это весьма трудоемкое мероприятие, имеющее множество специфических нюансов. Так стоит ли администрации преуспевающей компании тратить время на организацию непрофильного бизнес-процесса? Или есть резон воспользоваться услугами профессионалов Векторгруз в Новомосковске в планировании и реализации логистических мероприятий? В конечном итоге каждый рубль, потраченный на оплату работы специалистов, превратится в 10 рублей прибыли, заработанной вашей компанией в сэкономленное на переезде время.